Yazı İşleri Servisi

Adı Soyadı : ERGÜN AKKURT
Görevi         : Yazı İşleri Personeli
Telefon      : 0380.544.2010
E-Mail        : kaynasli@kaynasli.bel.tr

Görev ve Sorumlulukları:

1. Belediye Meclisi ile ilgili görevleri,
2. Belediye encümeni ile ilgili görevleri,
3. Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri,
4. Yazı İşleri ve Belediye Başkanlığı Yazışmaları,

Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel, görev ve çalışmaların yürütülmesinden ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.

1. Meclis ve Encümen Kararları Birimlerini Kapsayan Görev ve Sorumluluklar:
   1. Meclis ve Encümene ilişkin yazıları hazırlar, meclis ve Encümen evrakını karar defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler.
   2. Meclis ve Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar. Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içerisine sırayla yerleştirir, müdüre sunar.
   3. Meclisten İhtisas Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgilisine teslim eder.
   4. Meclis ve Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.
   5. Meclis ve Encümen Üyelerinin, huzur haklarının puantajını hazırlar ve zamanında ödenmesi için ilgili birime gönderir.
   6. Meclis ve Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki imzaların tam olmasına özen gösterir.
   7. Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar.
   8. Meclis veya Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına, kaybolmamasına özen gösterir.
   9. Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza karşılığında teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur.
2. Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:
   • Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak, üzere Belediye Başkanlığından havaleli evrakları almak, deftere kaydetmek, meclis gündemini hazırlamak Başkanlığa sunmak, gündemin ilanını sağlamak.
   • Meclis toplantı gündeminin, bir önceki birleşime ait meclis kararlarının birer adet fotokopileri ile birlikte 5393 sayılı Belediye Kanununun 21. maddesine göre meclis üyelerine toplantı davetiyelerinin tebliğ edilmesini sağlamak.
   • Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak,
   • Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 16. maddesine göre meclis toplantı tutanaklarını hazırlamak, başkanlık divanına imzalatmak ve bu tutanakları arşivinde saklamak.
   • Meclis üyelerinin, meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere yoklama cetvelini saklamak.
   • Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları, meclis başkanı ve meclis katiplerine imzalatmak ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 23. maddesine göre belediye başkanı tarafından yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen kararlardan bütçe ve imar ile ilgili olanlarının Büyükşehir Belediye Başkanlığına onaya gönderilmesini sağlamak, onaydan sonra gelen meclis kararlarının birer suretini kendi bünyesinde arşivlemek, diğer suretini de gereği için dosyası ile birlikte ilgili müdürlüğe göndermek.
   • Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine yazmak,
   • Kesinleşen kararların birer suretlerinin Kaymakamlığa gönderilmesini sağlamak,
   • Kesinleşen kararların karar özetlerinin hazırlanmasını ve ilan edilmesini sağlamak.
   • Belediye meclis üyelerinin, gerek meclis toplantısına, gerekse İhtisas Komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
3. Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:
   • Belediyemiz müdürlüklerinin ilgili Başkan Yardımcısının uygun görüşü ile Belediye Başkanından havaleli evrakları almak, deftere kaydetmek, toplantı gündemini hazırlamak ve gündem maddesi olarak encümene sunulan evrakların görüşülmesini sağlamak.
   • 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili müdürlüklere gönderilmesini sağlamak.
   • Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak.
   • Belediye Zabıta Talimatnamesine aykırı hareket edenler hakkında tutulan zabıt varakalarını ceza defterine kaydedip ceza kararlarını süresi içinde yazıp ilgili müdürlüğüne göndermek.
   • Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
4. Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri:
   • Belediye başkanlığına gelen her çeşit yazı ilgili personel tarafından alınarak havale edileceği Müdürlüğe gönderilmesini.
   • Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin çoğaltılarak ilgili Müdürlüklere gönderilmesini sağlar.
   • Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların ilgili müdürlüğe gönderilmesini sağlar.
   • Gizlilik dereceli yazıların sadece müdür tarafından açıldıktan sonra ilgili müdürlüğe havalesinin yapılmasını sağlar.
   • Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.
   • Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak, kısa sürede Mali Hizmetler Müdürlüğü vasıtasıyla PTT'ye gönderilmesini sağlar.
   • Belediyeye gelen ve giden tüm evrakların kayıt işlemlerinin noksansız yapılmasını takip eder.
   • İlgili personel kaybolan evraklardan her zaman için sorumludur.
5. Belediye Başkanlığının Genel Sekreterlik Hizmetleri:
   • Belediye Başkanlığı yazışmalarını yapmak.
   • Başkanlık emirlerini genelge yapmak,
   • Meclis ve Encümen Başkanlığınca yetki verilen korularda sonuca ulaşıncaya kadar konuyu takip etmek.

Diğer Görevler: